舉行大型會議活動策劃需要注意什么
1、考慮好開場時間如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點鐘上班，10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路，他們就得承擔(dān)較高的路費，或在路上浪費很多時間。么就做折衷安排，11點開始，12點半午餐，1點半到3點鐘開會。
2、可以考慮以午宴作為開始
如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以自選午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時準(zhǔn)時到達。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個難題。
3、不要取消晚上的活動
是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認為這種晚上進行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。
4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎
尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達到他們的預(yù)期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會議中專題討論會部分的詳細建議，并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時間。
5、可以考慮再舉辦一次這樣的活動
有時舉辦2至3次半天活動是很值得的。您可以在同一天的不同時段、一周的不同時間舉辦活動，也可以在不同的會場舉辦活動。這樣，潛在的與會者就可以任意選擇了。但這樣的活動常常不會有主題演講——幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次。但是宣傳活動就不同了，主辦人會發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動會吸引更多的目標(biāo)聽眾。
6、謹(jǐn)慎起草章程大綱
您當(dāng)然理想化地希望會議開始時，會議代表就到齊了所以會議開始時應(yīng)當(dāng)安排些看似相當(dāng)重要的內(nèi)容。然而，即使是時間很短的活動，也常會有代表遲到。所以最好在正式開始活動15
分鐘后再安排最重要的活動內(nèi)容。這樣大家就可能都到齊了，不會遺漏掉重要事項。然而，即使是時間很短的活動，也常會有代表遲到。所以最好在正式開始活動15
分鐘后再安排最重要的活動內(nèi)容。這樣大家就可能都到齊了，不會遺漏掉重要事項。
